CRM on monelle pk-yritykselle tärkeä osa kasvua. Käyttöönotto jää silti helposti tekemättä, kun kustannukset, aika tai omat resurssit mietityttävät. Silloin ilmainen CRM on varsin järkevä paikka aloittaa.
Oleellinen kysymys on, kuinka pitkälle ilmaisversio kantaa. Kun yritys kasvaa, myös asiakastiedon, automaatioiden ja raportoinnin vaatimukset muuttuvat.
Ilmainen CRM sopii hyvin yritykselle, jossa käyttäjiä ja asiakkaita on vielä vähän tai myyntiprosessia vasta rakennetaan. Maksullinen versio alkaa olla ajankohtainen, kun rajat hidastavat myyntiä tai markkinointia.
Mitä ilmainen CRM yleensä tarjoaa?
HubSpot, Zoho, Bitrix24 ja Freshsales tarjoavat maksuttomia versioita CRM-järjestelmistään. Ilmaisversiota kannattaa verrata omiin tarpeisiin, ei pelkkään kuukausihintaan.
Ilmaisversioiden rajat vaihtelevat: HubSpotin maksuton tili kattaa enintään 2 käyttäjää ja 1 000 yhteystietoa, Zoho CRM enintään 3 käyttäjää ja Freshsales enintään 3 käyttäjää. Bitrix24:n maksuttomassa versiossa käyttäjämäärää ei ole rajattu. Tarkista myös ominaisuudet ja tallennusrajat: suuri käyttäjämäärä ei tarkoita laajaa ilmaista toimintovalikoimaa.
Ilmaisversioissa on tavallisesti mukana:
- asiakas- ja yhteystietojen hallinta
- yhteystietojen segmentointi
- puheluiden, sähköpostien ja muistiinpanojen aktiviteettiloki
- myyntiputki ja liidienhallinta
- perusraportit ja sähköposti-integraatio
Näillä ominaisuuksilla pääsee pitkälle, jos asiakkaita on vielä vähän tai yhteistä myyntiprosessia rakennetaan vasta.
Ilmaisen CRM:n edut ja rajoitukset
Nollahinta madaltaa kynnystä kokeilla järjestelmää ja opetella yhteinen tapa kirjata asiakastietoa. Samalla yritys saa käytännön kokemusta ennen isompaa järjestelmäpäätöstä.
| Hyödyt | Rajoitukset |
|---|---|
| Ei kuukausimaksua | Käyttäjämäärä voi olla rajattu |
| Kevyt ja nopea käyttöönotto | Räätälöitäviä kenttiä ja integraatioita on vähemmän |
| CRM:n toimintatapoja voi testata käytännössä | Automaatiot ja raportointi ovat palvelukohtaisesti rajattuja |
| Järjestelmävalinnasta saa kokemukseen perustuvaa tietoa | Asiakastuki voi olla hyvin rajattu |
Ilmaisversio muuttuu ongelmaksi siinä vaiheessa, kun sen rajoituksia kierretään käsityöllä. Silloin säästö lisenssimaksussa voi kadota nopeasti työaikaan.
Milloin maksullinen CRM kannattaa?
Maksullinen järjestelmä on perusteltu, kun nykyisen version rajat estävät tarpeellisen työn tai niiden kiertämiseen kuluu liikaa aikaa. Pelkkä automaation tai integraation tarve ei vielä tarkoita maksullista lisenssiä: esimerkiksi Zoho CRM Free sisältää työnkulkusääntöjä.
Vertaile lisenssejä oman käyttötarpeesi mukaan. Riittääkö nykyinen versio, kun haluat:
- automatisoida liidien käsittelyä ja myyntiputken tehtäviä
- kytkeä CRM:n markkinoinnin automaatioon
- parantaa myynnin ja markkinoinnin yhteistyötä
- seurata konversioita ja tuloksia nykyistä tarkemmin
- liittää mukaan esimerkiksi Google Adsin, LinkedIn Adsin, sähköpostimarkkinoinnin tai verkkosivuanalytiikan
Kaupallisella ovat käytössä HubSpot Sales Professional ja Marketing Starter. Sales Hub -tilaus ei kuitenkaan avaa kaikkia markkinoinnin automaatioita. Esimerkiksi automatisoitujen markkinointisähköpostien lähettäminen workflows-työkalulla edellyttää Marketing Hub Professional- tai Enterprise-tilausta. Tarkista HubSpotin sähköpostiautomaation lisenssivaatimukset ennen hankintaa.
Kaupallinen auttaa CRM:n valinnassa
CRM jää helposti vajaakäytölle, jos käyttöönotolle ei ole suunnitelmaa. Autamme valitsemaan ja ottamaan käyttöön järjestelmän, joka sopii nykyiseen työhön ja kestää myös kasvua.
CRM-palveluihimme kuuluvat:
- CRM-konsultointi ja käyttöönotto, esimerkiksi HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho ja SugarCRM
- järjestelmän räätälöinti myynnin ja markkinoinnin tarpeisiin
- integraatiot ja automaatiot CRM:n sekä muiden järjestelmien välillä
- koulutus ja käyttöönoton tuki
Ilmainen CRM voi riittää mainiosti alkuun. Tärkeintä on, että järjestelmä tukee sovittua myyntitapaa eikä jää irralliseksi osoitekirjaksi.
Visa ValkonenArtikkelin kirjoittaja
